Pada era digital saat ini, perkembangan teknologi informasi memberikan pengaruh yang besar terhadap perusahaan, terutama pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Salah satu inovasi teknologi informasi yang dapat digunakan untuk mengelola SDM adalah HRIS (Human Resource Information System) atau Sistem Informasi SDM. HRIS dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam mengelola SDM.
Apa itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS merupakan sebuah software atau aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola informasi SDM. Aplikasi HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengumpulkan, mengelola, dan menganalisis data SDM seperti data karyawan, data penggajian, absensi, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan aplikasi HRIS, perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan up-to-date tentang karyawan serta dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan terkait SDM.
Manfaat Aplikasi HRIS bagi Perusahaan
Penggunaan aplikasi HRIS memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, diantaranya:
1. Meningkatkan efisiensi proses administrasi SDM
Dengan menggunakan aplikasi HRIS, proses administrasi SDM dapat dilakukan secara otomatis, mulai dari pengajuan cuti, pengelolaan absensi, hingga penggajian. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga, serta mengurangi kesalahan manusia dalam pengelolaan administrasi SDM.
2. Meningkatkan produktivitas karyawan
Dalam aplikasi HRIS, terdapat fitur manajemen kinerja yang dapat digunakan untuk memantau kinerja karyawan secara periodik. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi potensi karyawan dan memperbaiki kinerja yang kurang baik. Selain itu, dengan adanya fitur manajemen tugas, perusahaan dapat memonitor aktivitas kerja karyawan dan memastikan bahwa tugas-tugas dikerjakan dengan efisien dan tepat waktu.
3. Meningkatkan keamanan data SDM
Aplikasi HRIS dilengkapi dengan fitur keamanan data yang dapat melindungi data SDM dari akses yang tidak sah. Dalam aplikasi HRIS, data SDM disimpan secara terpusat dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang. Hal ini dapat mengurangi risiko kebocoran data SDM dan menjaga kerahasiaan data karyawan.
4. Meningkatkan akurasi data SDM
Dalam aplikasi HRIS, data SDM diinput secara otomatis melalui fitur-fitur seperti fitur absensi otomatis dan integrasi dengan mesin absensi. Hal ini dapat mengurangi kesalahan manusia dalam penginputan data dan memastikan data SDM yang dihasilkan akurat dan up-to-date.
Jenis-jenis Aplikasi HRIS
Terdapat beberapa jenis aplikasi HRIS yang dapat digunakan oleh perusahaan, diantaranya:
1. On-Premises HRIS
On-Premises HRIS merupakan aplikasi HRIS yang diinstal dan dijalankan di dalam server perusahaan. Aplikasi ini memerlukan investasi awal yang besar dalam infrastruktur dan sumber daya manusia, namun memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk mengontrol dan mengelola sistem HRIS sesuai dengan kebutuhan mereka. On-Premises HRIS juga memberikan keamanan data yang lebih baik karena data tidak disimpan di server pihak ketiga.
2. Cloud-based HRIS
Cloud-based HRIS merupakan aplikasi HRIS yang disimpan dan dijalankan di cloud, sehingga tidak memerlukan infrastruktur yang besar dan biaya investasi awal yang tinggi. Aplikasi ini dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Kelebihan lain dari cloud-based HRIS adalah fleksibilitas dan kemudahan dalam melakukan upgrade dan maintenance sistem.
3. Hybrid HRIS
Hybrid HRIS merupakan kombinasi dari On-Premises HRIS dan Cloud-based HRIS. Dalam aplikasi ini, data SDM disimpan di server perusahaan namun aplikasi dijalankan di cloud. Kelebihan dari aplikasi ini adalah fleksibilitas dan keamanan data yang lebih baik.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Aplikasi HRIS
Dalam memilih aplikasi HRIS, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, diantaranya:
1. Kebutuhan perusahaan
Perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan mereka dalam mengelola SDM, termasuk fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan dalam aplikasi HRIS. Sebagai contoh, perusahaan dengan karyawan yang banyak membutuhkan aplikasi HRIS yang memiliki fitur manajemen kinerja dan penggajian yang lengkap.
2. Skalabilitas
Perusahaan perlu mempertimbangkan skalabilitas aplikasi HRIS yang mereka pilih, yaitu kemampuan aplikasi untuk diupgrade dan menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan.
3. Keamanan data
Keamanan data merupakan faktor penting dalam memilih aplikasi HRIS. Perusahaan perlu memastikan bahwa aplikasi HRIS yang dipilih memiliki fitur keamanan data yang memadai untuk melindungi data SDM dari akses yang tidak sah.
4. Integrasi dengan aplikasi lain
Perusahaan perlu mempertimbangkan kemampuan aplikasi HRIS untuk diintegrasi dengan aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem keuangan dan sistem manajemen operasional.
Kesimpulan
Aplikasi HRIS dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam mengelola SDM. Perusahaan perlu mempertimbangkan jenis-jenis aplikasi HRIS yang tersedia dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mengurai masalah yang sering terjadi pada manajemen HR, perusahaan dapat menggunakan aplikasi HRIS Software di Indonesia. Salah satu produk software unggulan yang bisa digunakan yaitu Sakura System